Turprat

Turprat

Denne bloggen

inneholder betraktninger, observasjoner, refleksjoner og meninger om mangt - som ikke naturlig faller inn under tur- eller stedsbeskrivelsene. Med andre ord: turliv.no sitt Speaker's Corner.

Tilbake til turliv.no

Intranett 2009 - kunnskapsdeling, samhandling og brukervennlighet

JobbPosted by Bent Mon, November 09, 2009 08:02
Highlights fra årets konferanse i Gamle Logen i Oslo: Mest til innvortes (Intranettprosjektet til UiT) bruk, men også noen tips og lenker å hente for andre som sliter med inspirasjonen.

Presentasjonene ligger delvis i referatet/på nett - og delvis i prosjektmappa Internett under Felles - 01 Fellestjenester hos KSA.

I en begrenset periode ligger en del også på Confexs konferansesite: (Slettes ca. ved månedsskiftet november/desember) alle disse ligger midlertid nedlastes på fellesområdet.



Dag 2

Hvordan kan intranett møte utfordringen med sosiale medier
Foredragsholder: Ove Dalen, NetLife research Tvitter
Eget nettsted: Nettskriving.no
Intranettene slik vi kjenner dem - alt for mye enveiskommunikasjon. Vi må åpne for 2-veis kommunikasjon - og deling av kunnskap.
Intranett 2.0: Brukerdrevet, Samarbeid, Oppgaveorientert, Kontinuerlig utvikling, Dele kunnskap
Men all funksjonaliet bør ikke nødvendigvis ligge innafor samme intranett/applikasjon. Viktigst å tilby funksjonalitet, og gjøre den tilgjengelig/synlig for/på et felles sted.
Facit, sosiale medier: DELING - samt skape gode møteplasser, engasjement gjennom deltakelse. _Suksessfaktor: Lojale ambassadører, som føler at de når fram med endringsforslag, innspill. Brukerdrevet utvikling. Lytte - ikke bare prate.
'Twitter og Yammer ('lokal' twitter) revolusjonerer arbeidet' (resultat av initiativ som spredde seg. Eksempel på grasrot-aktivitet som brer om seg)
Sosiale medier i seg selv ikke noe mål. Vi må ønske å oppnå noe: Deling av kunnskap, gjenfinning (kollektiv kunnskap)

Tabbene vi kommer til å gjøre når vi lager intranettet:
- Sjefen blogger, men svarer ikke (Blogg-flopp) Ta vare på de som kommenterer bloggene!
- Unngå at sjefen skriver direktiver. Bloggen bør invitere, gjerne via spørsmål - og svarene må tas på alvor. I det minste i bloggen.
- Ingen rydder i wikien
- Brukerne går amok (gjerne når brukerne ikke blir tatt på alvor) Ingen ting å informere om - vær ærlig, skriv! Unngå vacuum
- Slipper til anonyme ansatte. No way

Intranett 2.0: hvorfor et vertskap er nødvendig (infomedarbeidere som tar vare på bidragsyterne, gir klapp på skulderen der sjefen glemmer det, dyrker aktiviteten - vanner og gjødsler)
Tar frakken til folk, sier noe hyggelig, hjelper dem med å finne samtalepartnere, holder samtaler i gang, roer ned bråkmakere, rydder i lokalet når festen er over
Sone i Origo: Intranettverket (Deling av intranett-erfaring. Krever invitasjon)

Hva verstskapet må vite:
- Alle skal bidra (legg terskler for bidrag: 'Bra'ing, Vaktmesterkontoret)
- Alle er like mye verdt (ingen spesielle rettigheter til sjefen... Alle på samme nivå - unngå å skape sosiale barrierer)
- Dyrk de som bidrar (Ta vare på dem som våger)

Control the conversation by improving the conversation. It's that simple
(Hugh Macleod, Gapinvoid, 2004)



Hvordan gjøre intranettet mer brukervennlig og skape gode brukeropplevelser
Foredragsholder: Bjørn Ove Fjellandsbø og Tonje Sølland, Høyres Hovedorganisasjon
Demonstrasjon av funksjonalitet og innhold på intranettet til Høyre: 3 brukergrupper, 3 adgangsnivåer.
Kategorier: hva skjer? Skolering, konferanser, politiske notater, nytte tips og vink, medlemsmagasinet, ansattesider
Brukertesting - hvilke metoder fungerer?
1:1 - oppgaver som skal løses, intervjuer, videoopptak, muspekerfølging
5 testbrukere avdekker over 75% av svakhetene (Jakob Nielsen)
Surf på eget nettsted (finn ulogiske koblinger, døde lenker osv.)
Spør brukerne? (Online brukerundersøkelser - Questback? 1 gang per år?)
Studer trafikkmønsteret på intranettet (Verktøy? Når Google Analytics ikke kan brukes)
Ikke glem å markedsføre (papir, nyhetsbrev, via internettsidene, i møtesammenheng)
Automatisert brukeradministrasjon/passordbytte
Unngå for like menypunkter (Kalender - Arrangementer)
Ambisiøse enkeltsider må ikke glemmes å følges opp!
Christine-tips: Bruk nyansatte i nettsted-testingen! Helhetlig publiseringløsning: Ikke for likt design på intra- og internettet. (KAN resultere i feilpublisering,...)



Intranettet som nyttefunksjon - øk nytten og brukervennligheten med enkle, effektive grep
Foredragsholder: Kari Hamnes, brukervennlighetsekspert, NetLife Research
Nettside: Iallenkelhet.no
Mulig situasjonsbeskrivelse: For mye innhold, ustrukturert, ikke oppdatert, søk fungerer dårlig, intranettet blir ikke brukt, brukerne finner ikke det de trenger
Nytte - for hvem? Brukerne (de ansatte/arbeidshverdagen) og bedriften
Suksessfaktorer:
Du må få kontroll på innholdet (Hvem skal passe på? Overvåk, oppdater. Ingen kontroll uten oversikt!)
Vær gjerrig med plassen! (Og vurder hva som er rett kanal for info)
Oppdatér eller slett! (Utløpsdato, aktiv videreføring, sett til arkiv)
Endre fokus fra produksjon til vedlikehold (premier også kvalitetsinnhold, sletting mm - ikke bare nyproduksjon)
Finn de viktigste oppavene
Studer intranettstrategien (Hva vil bedriften oppnå med intranettet, hvilke brukeroppgaver representerer funksjonene? Lag liste over brukeroppgaver basert på disse)
Studer søkeloggen (Finn topp 100-300 søkeord, hvilke brukeroppgaver representerer disse? Lag liste over oppgavene)
Studer webstatistikken.
Gir: Totallista av brukeroppgaver for intranettet, (Ofte 500+ brukeroppgaver)
= reduser lista - ut fra målsettingene for IN, hypoteser om nytteverdi, ut fra mest brukt. Ansattsøk, skjemaer og maler, innlogging/bruk av mye brukte vertøy samt intranettsøk er stort sett alltid med blant topp 20 brukeroppgaver
Få lista ned i færre enn 100 - prioriter! (Ved å spørre brukerne)
Lag kjernesider - prioriter topp 20-oppgavene
Husk: Navigering inn - innhold - navigering ut/tilbake (kjernesider)
Tilby støtteinfo etter behov - aktuelt/tidligere artikler
Enkelt, oppgavefokusert design. (Du er ikke der for navigasjonsteknikkens skyld)
Når alt er gjort etter boka: Forbedringer over tid (Spør brukerne på kjenesidene: Fikk du gjort, fant du? - Resultater: Ta konsekvensene av tilbakemeldingene)

Christine-tips:
Step2
http://webbpennan.se/
Jerry McGovern
Nilsen



Slik får du en effektiv og strategisk ledelse av intranettet
Foredragsholder: Astrid Tvedte Kristoffersen, Principal, BEKK, Management Consulting
Overordnet tilnærming: Forankring og konkretisering av forretningsmål - Realisering av forretningsmål
5 nøkler:
1) Hva skal intranettet være for oss? (Ikke nok med 'forventet', 'alle har det')
Intranettstrategi må være en forrretningsstrategi (Konkurransefortrinn, strategiske målsetninger, prosesser og verktøy som må være på plass - hvordan kan intranettet bidra? (Gir et omforent grunnlag for utvikling og prioritering)
Formål med Intranett (informasjon, samhandling, arbeidsflate, prosesstøtte)
Nytten følger handling
Info tidligere fokus - mens nå er det forretningsnytte som overta
Rammeverk for prioritering i henhold til strategi (koblet med fokusområder: Støtter tiltaket f.? Hva er nytteeffektene av tiltaket?)
2) Etabler en god styringsmodell - i tråd med strategi og mål/roller og ansvar/arbeidsprosesser/policies og standarder/ressurser og investeringer/kompetanse og personale/kultur og kommunikasjon/kontroll, styring og oppfølging
Problemer: Uklar forankring, ingen formell organisering, uklart eierhorhold, mye politikk knyttet til beslutningene, mangelfulle standarder, uklar beslutningsgang/finansiering, manglende kompetanseforståelse, kulturkonflikter mellom forretning og it, manglende fokus og prioritering fra toppledelsen
Intranett team - strategisk forum (topptungt, gjerne ledergruppen - forretning og it)
Viktige faktorer (se presentasjonen)
3) Få rask ut noe som fungerer (Fokus på handling, enkle oppgaver)
4) Folk må bruke intranettet (De ansatte må stimuleres (fun) kjapt, suksess, kredit)
5) Følg opp og ta til etterretning



Lær teknikker for hvordan du kan forbedre kommunikasjon og samarbeid med andre for å få intranettet til å bli et nyttig verktøy for hele virksomheten
Foredragsholder: Kjell Arild Tiltnes, konsulent og foredragsholder
FISH: Catch the Energy. Release the Potential
Se presentasjonen i kompendiet. (Alt for visuell til referatsform... smil)


_________________

Dag 1


Allerede under morrakaffen ble det hyggelig gjensyn med et kjent ansikt:
Konferanseleder Christine Calvert, tekstdoktor.no
Masse, nyttig 'mat' for dem som jobber med å utforme tekster på nett.
(Bøkene hennes kan også anbefales på det varmeste)


Hvordan sikre at at intranettet bidrar til effektive arbeidsprosesser i virksomheten
Foredragsholder: Pia Solheim, rådgiver, NSB på Twitter og Facebook
Medlem av Intranettverket (NetLife Research)
Jobbet med NSBs intranett siden 2004.
Sjokoladedrevet utviklingsprosjekt(!)
Flott gjennomgang av NSBs intranettprosjekt - fra starten i 2004 og fram til idag. Inklusive presentasjon av innhold/min(e) sider(r)
Produksjonssetting: Forhåpenligvis før jul 2009.
Nyttig:
Bruk av Personas (personifisering av de ulike rollene som skal defineres inn i intranettet)
Opplæring: Ulike temadager (kursing ansvarlige) og mer nettbaserte undervisningsopplegg for sluttbrukerne
Forankring: Bruk av Ambassadører - og ellers ingen begrensninger i forhold til blogger etc. mht. privat/jobberelatert osv. ('Det problemet tar vi hvis det blir aktuelt')


Effektiv kunnskapsdeling og samhandling ved hjelp av sosial software
Foredragsholder: Frode Rønning, ErgoGroup
intranett2009.wordpress.com - bloggspørsmål ifm. presentasjonen
Nå: 40,25% av den norske befolkningen er på Facebook, 1 av 2 i arbeidstida
slideshare.net - 'De beste presentasjonene'
Trend: Knovledge managers: Finne dokumenter/dokumentasjon - informasjonsspredning og -deling i organisasjonen. 'Langt framme teknologisk - men da må de ansatte vite om det'
ErgoGroup - gruppe på Facebook hvor kundenes problemer diskuteres
'Vi vet kun det vi vet når vi trenger å vite det'.
Framtida: Masse sosial software - vanskelig å velge kanal - finnes det tilhørere?
1% av internettbrukerne produserer
9% tagger eller kommenterer
Resten leser - only
Bruk 2.0 på intranettet - ta ut det beste av erfaringene med sosial software på internett:
Du må finne de riktige menneskene - som har lysten, og vil dele!
Må utfordre de som er kritiske til å være bidragsytere - gi cred!
Hvilke verktøy? Mange valg - men ta med følgende stikkord:
Synliggjør hva du er god på (hvis ikke du tagger sjøl kan kollegaene dine gjøre det)
Samhandlingsrom, lenker, blogg, aktiviteter, fildeling
ErgoGroup blogger om prosjektene. Tagger info, kobler mot mennesker, bygger relasjoner ut over fag. Alle 'mine' har innsyn. Med andre ord: Arbeids-/prosjektrom er en av suksessfaktorene!
(IMB Lotus Quickr - eksempel på prosjektsted-app.)
Tips: Ha de viktigste verktøyene medarbeiderne jobber med på førstesida!
Viktig: Dedikerte folk som kan drive prosjektet, som er interesserte og 'brenner'!
I motsetning til masse treff i Google: Kons på Fagkompetansje/sortering av informasjon
Sett prosjekt - finn ut hva du vil - finn applikasjon - sett igang!


Brukervennlighet, kostnadsbesparing og frihet - hør erfaringene fra Elkjøps nye intranett basert på fri programvare

Foredragsholdere: Robert Grefstad, IT-direktør , Elkjøp Nordic AS og Geir Bækholt, administrerende direktør, Jarn AS
Viktig: Interaksjonsdesign og segmentert info: Ikke for mye informasjon til hver enkelt, men skreddersøm - rollebasert
Best practise - viktig når brukerne skal finne fram / det er dårligere med manualer
Tilbakemeldinger - funksjonalitet: Intern publisering i 'butikk', forum per sektor og kjede, kommentarer på artikler, prosjektrom, kurskalender med påmelding, telefonlister
2. generasjons intranett - valget falt på Plone og Jarn. Stegvis produksjonssatt. Inneholder all ønsket funksjonlitet pluss besøkordning (nett, håndtering) - Kjører på fri programvare som kjører på Oracle.
Viktig i prosjektet: Tok med lærdommen rundt interaksjonsdesign!
OpenSource/Plone: Infosiling - rollebasert - hele organisasjonen inne - bidrar med moduler tilbake til community

Jarn - jobber stort sett med å lage løsninger på Plone
Plone - CMS. Blant topp 20 i verden /CMS Watch) Open text Blant 2% topp største, 200 utviklere 'Best CMS for komplekse organisasjoner' (Norge: yr.no, Nokia, Forbrukerrådet, Elkjøp, Norden... Utlandet: U of Oxford, CIA...)
Dugnad - delekultur - GPL-lisensiert
Jarn: 8 + 8, ansatteeid.
Elkjøp: 6 land, 7 språk, 11 kjeder, 200 butikker, 6500 brukere, 230000 innholdsobjekter, 50Gb data


Lunsjtips:
Jotta.no - ubegrenset, sikker lagring på nett for 49.- per måned


Hør erfaringene og hent inspirasjon fra et av verdens beste intranett
Foredragsholder: Nina Sonne Nikolaisen, Knowledge Management, COWI
COWIs intranett: MS Sharepoint-basert)
Evalueringen (kåret til et av verdens 10 beste intranett i januar 2009) er gjort av
NormanNielsen Group - Usability-'guruen' over alle, men med verdens (sannsynligvis) trasigste hjemmesider... design-wise - Innholdet derimot! (Content is King)
Cowi Portal (hovedsete i København) - Intranet Design Annual 2009 og Intranet Innovation Award 2009 (Den siste deles ut av australske Step Two Designs)
Portalarbeidet begynte sommeren 2006. Formål: Integrere selskapet i gruppen ved hjelp av portal for deling av felles forretningsprosjektet. Forbedre erfaringsdeling, globalsering, samarbeide.
Utfordringer:
Ikke alle selskapene har samme IT-struktur (25 forskjellige lokasjoner, men ennå mangler alle infrastruktur. Firewall, overføringshastighet osv.)
Personal stamdata. God kvalitet, uansett selskap
Grunnstruktur: Både intra- og ekstranett. Prosjektrom (i ekstranettet) - tilgjengelig i begge kanaler. (Eksterne konsulenter får også tilgang via ekstranettet)
Kravene: Utformet via masse intervjuer, fulgt opp av 'hvordan skape verdi'-intervjuer før utrulling
Videoguider i stedet for hjelpedokumenter - for å beskrive editering, funksjonalitet mm
Ressurser: Kjernedriftgruppe (4), portalansvarlige per region og superbrukere for hver avdeling.
NNGroup-poeng for: Personifisering, 'finn folk'-funksjonalitet, prosjektrommene
Lange sider m/scrolling - nå er dette normalen på nett. Minimaliser antallet klikk!
My COWI sites: Oversikt over brukerens prosjekt, organisasjonsenheter, nettverk (faglige og sosiale) og økonomisystemet (ø.rapporter, reiseregninger osv. 'mine' data)
The innovative project sites (Gold innovation award):
Prosjektrom på tvers av organisasjon og kundemasse
Største utfordring for tida: Findability (Peter Morville)
Prosjektromfunksjonalitet: Nyheter, Siste dokumenter, Kvalitetssikring, Planlegger, Bruksanvisninger/regelverk, Best Practise mm, Prosjektledelse/oppfølging, Autonomi oppgradering (dokumenter, epost, kontakter, PMs, oppgaver og logger) - All visning er rettighetsstyrt.
Også poeng for: Sentral liste for prosjektrom: Gir mer oversikt, inklusive ' mine prosjekter' på personifisert toppside
MySite og Find People (MS Sharepoint-'inventar') (MySite: Profilside + personlige dokumenter etc.)
Camtasia - Programvare for å lage enkle bruksanvisningsvideoer etc.
Netcompany (Dansk) Konsulentfirma som er brukt mye på gjennomføringen av Sharepoint intranettet til COWI


Hva kan du lære og bruke av verdens 10 beste intranett
Foredragsholder: Nina Furu, Nettredaktor.no (Nyttig. Bør besøkes - uansett!)
Presentasjonen finner du her: http://www.ninafuru.no/intranett
Deff. intranett: Nyhetskanal, informasjonsbase, verktøykasse, forum for samhandling, 'navet' i virksomheten/virksomhetsportalen, et intranett som blir brukt hele tiden,
Intranett er for 'hemmelige'. NF ser ofte intranett som er like bra som prisvinnerne, men lite synlige. Ønsker mer delekultur - også her
Vesentlig: SPØR! Finn ut hva organisasjonen forventer, løft 'sabotørene' opp til 'misjonærene' ved å gi dem påvirkningsmuligheter/kanaler. Finn ut hva brukerne vil ha.
Også viktig: Hva er det vi som bedrift ønsker å oppnå med intranettet?
Skjæringspunktet mellom ønsker og forventninger: Intranettkonseptet (begrepdannelse, brukerkonsept) - et begrep som beskriver brukeropplevelsen. (Verktøykasse osv.)
Verdens 10 beste - alfabetisk:
Altran Direct - konsern med over 200 selskaper, grundig testing, skalerbar, tekstbasert IA, forskjellige styringsprinsipper, mange individualiseringsmuligheter, 4 innholdskanaler; News, My Altran, World Knowledge, communities
Trend: Ser wikier i stadig mer bruk på intranett - 'løsriv' MediaWiki og bruk lokalt
iGoogle - personifisering av Google
AMD Online - Testet, men forkastet mange moroelementer, sporer søk og følger opp resultatene, bruker blogger fra nøkkelansatte/ledere, har egne forsider for forskjellige avdelinger
BASF SE - Betjener 95000 ansatte, hovedkontor i Tyskland, Mash-up intranett, bruker velger innstillinger på en rekke parametre, burker kan også velge utseende på siden, bruker emnesky
Wordle.net - nyttig sjekk av innholdet på nettsida...
Cowi Portal (beskrevet over)
Deloitte Touche Tomatsu (DTT) - 165000 kompetansearbeidere globalt, konsept: Vertøy for kompetansedeling, stor kunnskapsdatabase, bruker wikier i utstrakt grad, CEO har egen blogg. 'Jim's blog', egen tv-kanal for intranettet, ansatte kan videoblogge, viser menneskelige ansikt
Environmental Resources Management (ERM) -
HSBC Bank Brazil - blogging, kommentering av blogg, egen tvkanal med over 100 show, de fleste informasjonsprogrammer
Wireframing: Axure.com og Visio.com
Kaupthing Bank - Tung nyhetsfokus, ansatteblogger, godt personsøk, verdensklokke, bursdagsliste
LL Bean - Mye skins, mouseover, gode browsermuligheter og flere alternativer, god bygningsinformasjon (for møterom i andre byer etc.) skjemaer, maler
McKesson Corporation
Testing - som verktøy til å bli bedre, spesielt scenarietesting. (Hva brukeren kommer til siden for å gjøre) - se komplett liste i Ninas presentasjon.
Test på få brukere - stort volum gir bare 'ønskerepriser'
Et vellykket intranett krever samarbeid
Personifisering (Mash-up intranettene kommer.... 'Gaver', dagens bilde, video og tv, kalendere m/neste aktivitetene, verdensklokke, tillat ikke-jobbrelatert innhold, karakter på innhold, nyheter: Økt variasjon og kategorisering, aksjekurser, polls, nyheter fra andre medier, ordlister - de vanligste internforkortningene - og andre wikier, egne seksjoner for nyansatte, )
Ninas 10 bud for et vellykket intranett
(Blindtest: Hvorfor - hvordan - mellom visjonen og 'gutta på gølvet'
1) Intranettet må være forankret i brukerbehov
2) Intranettet må understøtte bedriftens forretningsmål
3) Intranettet må ha en redaktør.
4) Intranettet må ha en bruksverdi
5) Intranettet må være relevant
6) Intranettet må være oppdatert
7) Alle må kjenne sin egen rolle i forhold til intranettet
8) Intranettet må være tilgjengelig
9) Intranettet er til for alle
10) Intranettet skal evalueres løpende

  • Comments(0)//turprat.turliv.no/#post20